Logo - Archief Eemland

Zoeken door alles

Particuliere- en overheidsarchieven

Archief Eemland verwerft en beheert archieven uit de regio Eemland, dat wil zeggen de stad Amersfoort en omliggende gemeenten Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg. De archieven van Bunschoten worden in de regiogemeente zelf bewaard. Naast de overheidsarchieven uit deze regio beheren wij ook particuliere archieven. Eén van onze kerntaken is het bewaren en beschikbaar stellen van deze archieven.

Overheidsarchieven
Archief Eemland is de archiefbewaarplaats van de overheidsarchieven van de regio Eemland van twintig jaar en ouder. De gemeentearchieven van Bunschoten en Soest worden vooralsnog bewaard in de betreffende gemeentes, onder verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris van Archief Eemland.

Op grond van de Archiefwet zijn gemeenten (en andere overheden) verplicht om archiefbescheiden die in aanmerking komen voor permanente bewaring onder te brengen in een archiefbewaarplaats; daarom worden de stukken overgebracht wanneer ze ouder zijn dan twintig jaar.

In onze procedure kunt u lezen welke werkwijze Archief Eemland hanteert om ervoor te zorgen dat de overbrenging van de gemeentearchieven op de juiste manier gebeurt. Overheidsorganisaties in de regio Eemland kunnen hierover contact opnemen met Sjoukje Straub.

Particuliere archieven
Archief Eemland verzamelt ook archieven van particuliere organisaties en van personen die een aanvulling vormen op door de overheid gevormde archieven en die betrekking moeten hebben op de geschiedenis van de regio. De particuliere archieven moeten afkomstig zijn van organisaties of personen binnen het werkingsgebied van Archief Eemland.

Procedure
Bij acquisitie wordt rekening gehouden met wensen van archiefgebruikers en besturen van de aangesloten gemeenten. De acquisitieprocedure is als volgt:

  1. De schenker biedt een archief ter beoordeling voor acquisitie aan Archief Eemland aan;
  2. Op basis van onderstaande voorwaarden besluit Archief Eemland of het aangeboden archief opgenomen wordt;
  3. Schenker en ontvanger maken afspraken over schenking, ordening en aanlevering.

Wanneer komt een archief in aanmerking voor opname bij Archief Eemland?
De particuliere archieven die interessant zijn voor Archief Eemland moeten politiek, economisch, cultureel, sociaal, maatschappelijk of topografisch relevant zijn en een toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de al aanwezige archieven.

Voorbeelden hiervan zijn:

  • archieven van organisaties die uniek waren in hun tijd of context, of een uniek verschijnsel betreffen;
  • archiefvormers die een belangrijke rol speelden;
  • archiefvormers met een groot netwerk, waarbij veel mensen betrokken waren;
  • archiefvormers die een voortrekkersrol hadden, of in het nieuws zijn geweest;
  • archieven die aspecten belichten die uit de samenleving zijn verdwenen of dreigen te verdwijnen;
  • archieven die informatie bevatten over datgene waarin de betreffende gemeente zich landelijk onderscheidt;
  • archieven die informatie geven over een problematiek of situatie die specifiek is of typerend voor de betreffende gemeente of regio;

Voorlopig neemt Archief Eemland archieven bij voorkeur op in papieren vorm. Voor het bewaren van archief op digitale dragers wordt nog beleid ontwikkeld.

Voor driedimensionale voorwerpen wordt doorverwezen naar Museum Flehite of de plaatselijke historische vereniging.
Als het werkgebied van een organisatie niet (geheel) overeenkomt met het werkgebied van Archief Eemland wordt in overleg met de aanbiedende organisatie op zoek gegaan naar een passender erfgoedinstelling.

Voorwaarden
Als een archief geselecteerd is voor opname door Archief Eemland gelden onderstaande uitgangspunten:

  • De particuliere organisatie schenkt het archief aan Archief Eemland. In uitzonderingsgevallen kan besloten worden tot bruikleen aan Archief Eemland. Bij terugname van het archief door de eigenaar/bruikleengever zullen dan bewaarkosten in rekening gebracht worden;
  • Het archief is openbaar behalve als daarover nadere afspraken gemaakt worden, bv als er stukken over personen in het archief zitten. Privacygevoelige informatie is tot maximaal 80 jaar na geboortedatum niet openbaar;
  • Archief Eemland streeft naar overdracht van rechten, zoals auteursrecht en portretrecht. Dit wordt voorafgaand aan de schenking geregeld in het schenkingsformulier;
  • Als het archief niet geordend is, draagt de eigenaar de kosten voor de werkzaamheden of voert deze werkzaamheden zelf uit. 
  • Het is de schenker toegestaan eenmaal per 10 jaar het archief aan te vullen.

Als de materiële staat van het aangeboden archief daartoe aanleiding geeft wordt een archief niet geaccepteerd, tenzij de schenker de kosten voor schoonmaak en/of restauratie voor zijn rekening neemt.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Sjoukje Straub via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..