Een zelfstandig stedelijk bestuur is van ouds gebaseerd op privileges en de bewijsstukken van die verkregen rechten (charters) moeten goed bewaard worden; daarnaast waren inkomsten en uitgaven waarvan de boekhouding (bijgehouden door de Cameraar en aanwezig met lacunes vanaf 1427) in orde moest zijn; ook de rechterlijke uitspraken en verslagen van andere handelingen (- met lacunes - vanaf 1436) van het stadsbestuur (de Magistraat) moesten bewaard worden. De zo geproduceerde stukken werden opgeslagen in het stedelijk A. Afrt bezit daartoe een 'Statskyst' met 9 sloten (4 sleutels bij de afgetreden raad, 4 sleutels bij de in functie zijnde raad en 1 bij de oudste burgemeester); deze Stadskist stond in de (St Joris)kerk (blijkens stadsrekening van 1434).
Referentie(s): Van Bemmel, 1760 II 535 en 744; Roots I 179. In de stadsrekening van 1438 wordt er gesproken over een archiefkist in een 'kamertgen' van het Stadhuis (Krommestraat).
Er ging ook (potentieel) archiefmateriaal verloren. In 1434 wordt het (niet bewaard gebleven) Memorieboek van het Kapittel van de St Joriskerk genoemd en in 1506 noemt men het verdagboick en sielboeck bij een schenking aan de Pothbroeders. In 1579 (de Alteratie) ging waarschijnlijk het eigen archief van Onze Lieve Vrouwe kerk en kapel verloren; wat er mogelijk nog van restte verdween bij de brand van 1787. De omzwervingen van de Latijnse School deden ook haar eigen archief verdwijnen. Allemaal zeer gevoelige verliezen voor het latere A.
Over de vroege geschiedenis van het A annex stadssecretariaat bestaat geen systematisch overzicht: in 1549 is er sprake van de bewaarders van de sleutels van het Stadszegel [Roots 2-344]; later mag Plasschaert pennen en papier (in 1652) en couranten (in 1682) leveren. Sinds ca 1800 is het Rijk verantwoordelijk voor de rechtspraak; de stad hoeft niet langer een rechterlijk archief bij te houden; in 1851 (Gemeentewet) wordt het Stadsarchief een Gemeentelijk Archief.
Over de geschiedenis van het A en haar archivarissen in: De Navorscher 98 (1959) afl.1/2 3-6 en A. Medema, De gemeentelijke archiefdienst, FL 14 no 2 sept 1982 50-51.
Archivarissen:
Pub. Inventaris van het Archief der Gemeente Amersfoort, Afrt, 1903.
Referentie(s): Hovy, 1986 pp.146-148. Klappers
Behuizing:
In XIX en XX bevond het A zich onder volstrekt ontoereikende omstandigheden (geen brandvrij depot, geen studiezaal) in het Stadhuis aan de Westsingel 43; de meest onvervangbare documenten bevonden zich dan ook jarenlang in het Rijksarchief te Utrecht. In 1982 kwam een geheel nieuwe moderne archiefruimte gereed in het Observantenklooster; in 1994 verhuisde een deel (studiezaal en werkruimten) terug naar het oude stadhuis aan de Westsingel; slechts de speciaal gebouwde archiefkelder bleef voor het A beschikbaar in het Observantenklooster.
Inhoud:
Het oudste oorspronkelijke document in het A dateert uit 1300 en het bevat de Bunschotense belofte om Afrt niet aan te vallen; het Stadsrecht is slechts in een afschrift van 1344 overgeleverd; thans bestaat het GAA uit twee delen: het Stadsarchief (1300-1813) en het Secretarie-archief (1814-1974).
Daarnaast beheert de archiefdienst ook nog ca 200 andere (overheids en particuliere w.o. bedrijfs-) archieven. Sinds kort (1998/9) zijn de A van Baarn, Renswoude en Woudenberg te Afrt onder gebracht; zij worden er ook beheerd. Het A van het waterschap Vallei en Eem (met een eigen archivaris) bevindt zich ook in het Afrtse A-gebouw. De totale omvang van de archieven is ruim 2 strekkende kilometer.
Het Stadsarchief (lengte 94 m) is volledig openbaar (tot aan de instelling van de Bataafse Republiek in 1795 was het slechts raadpleegbaar door Regenten en geprivilegieerden, zoals Matthaeus en Van Bemmel) en toegankelijk via een op het GAA aanwezig, in handschrift bijgewerkt, exemplaar van de inventaris van Reynders, 1903.
Over oorkonden: Van Bemmel, 1760 p.747-752. Resolutieboeken
Naast een bibliotheek en een documentatie bevat het GAA belangrijke collecties Topografisch Beeldmateriaal (hierin is ook materiaal uit particuliere Afrt instellingen - weeshuis en gasthuizen - ondergebracht); deze collectie bevat thans:
ca 150 gedrukte kaarten (1649-heden); ca 100 manuscriptkaarten (1562-XIX); enkele atlassen (XIX); ca 200 prenten (sinds 1624); ca 4500 prentbriefkaarten (Ansichten) (XIX/XX); ca 20.000 foto's (XIX/XX).
Referentie(s): C. Lion Cachet, De Poth in kaart, FL 6 (1974) 62-64; W.J. de Boone, Oude kaarten in het archief van de Poth, FL 6 (1974) 64-67; Vd Brink, 1995 p.18. Zie ook: Flehite, Museum.
Er bevinden zich A-stukken van belang voor Afrt in het Algemeen Rijks Archief te 's Gravenhage [Cf. C.A. van Kalveen, Amersfoortse documenten te 's Gravenhage, FL 9 no 2 mei 1977 4-7].