Notarissen zijn functionarissen met de bevoegdheid officiële akten op te stellen. Al sinds de middeleeuwen worden zij door hogere overheden aangesteld. In de Republiek der Verenigde Nederlanden (eind zestiende eeuw tot 1795) verschilden de regels voor notarissen per gewest, maar vanaf 1811 gelden nationale regeleningen.
Notariële akten zijn allereerst van belang uit juridisch oogpunt, omdat daarin de rechten en plichten van partijen vastgelegd worden.
Notariële archieven bevatten ook belangrijke informatie voor:
De meest voorkomende akten zijn testamenten en akten betreffende:
Akten van verkoop van onroerend goed, hypothecatie etc. van voor 1811 zijn ook te vinden in de zogenoemde oud-rechterlijke archieven van de verschillende gemeentes. Zie hiervoor de Onderzoeksgids oud-rechterlijke archieven.
In de notariële akten vindt u gegevens over:
Notariële archieven ouder dan 75 jaar zijn te vinden in een gemeente-, streek- of rijksarchief. In de rijksarchieven worden archieven van notarissen bewaard uit standplaatsen die niet onder een gemeente- of streekarchief vallen.
Notariële archieven jonger dan 75 jaar worden in principe bewaard bij rechtbanken of bij de (opvolgende) notaris zelf. In de regio Amersfoort geldt dat voor de notariële archieven na 1935. Voor informatie hierover kunt u terecht bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
Als een notaris stopt met zijn praktijk, worden alle akten overgedragen aan een opvolger. Deze laatste kan gevonden worden in het zogenaamde opvolgersregister op de website van de KNB.
Met de invoering van het burgerlijk wetboek in 1838 werd de inschrijving van akten betreffende onroerende goederen bij het Kadaster verplicht. Daardoor kunnen afschriften van bijvoorbeeld koopakten bij het Kadaster - tegen betaling -verkregen worden. Zie daarvoor www.kadaster.nl. Dit is de snelste manier om een notariële akte te verkrijgen, wanneer de notaris niet bekend is maar de locatie van het onroerend goed wél.
Archief Eemland beschikt over notariële archieven van 1604 tot 1935 (testamenten tot 1916, zie hieronder), afkomstig uit de regio Eemland. In deze archieven bevinden zich de originele akten.
Plaats
|
|
|
| Amersfoort | 1604 - 1935 | 0083 en 0717 |
| Baarn | 1800 - 1935 | 0443 en 0718 |
| Eemnes | 1638 - 1797 | 1012 |
| Leusden | 1803 - 1842 | 0604 |
| Soest | 1641 - 1935 | 0913 en 0719 |
| Woudenberg | 1719 - 1935 |
N.B. Aan de betrokken partij(en) werd altijd een afschrift van de akte als bewijs meegegeven. Daardoor kunnen de archieven van andere archiefvormers ook afschriften (minuten) van notariële akten bevatten.
Eemnes na 1797 en Leusden na 1842 ontbreken omdat er in latere jaren in deze plaatsen geen notarissen waren (in Leusden is vanaf 1978 weer een notaris).
Renswoude heeft nooit een lokale notaris gekend. Dit betekent dat notarissen in aangrenzende gemeenten werden geconsulteerd. In de 19e en 20e eeuw waren dit vooral Amerongen, maar ook Veenendaal, Woudenberg, Scherpenzeel, Barneveld en Lunteren (gemeente Ede).
In vroeger eeuwen werden de akten van inwoners van Renswoude verleden voor het plaatselijke gerecht (schout en schepenen) en voor notarissen in Veenendaal, Amersfoort en Utrecht. Bron: E. Wolleswinkel, Historische Vereniging 'Oud-Renswoude'.
Door de vernieuwing van de Wet op het notarisambt in 1999 zijn testamenten pas na 100 jaar openbaar. Als gevolg hiervan zijn alle testamenten na 1916 uit de series overgebrachte akten verwijderd en worden tot het tijdstip van overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats bewaard bij rechtbanken of bij de notaris zelf. Dit betekent dat bij Archief Eemland alleen testamenten van voor 1916 te vinden zijn.
Notariële archieven zijn geordend per notaris, waarbij een chronologische volgorde van de akten is aangehouden.
Vervolgens werden ze gebundeld in boekwerken of pakken met losse akten.
Wanneer er in een gemeente gelijktijdig meerdere notarissen actief waren zijn de betreffende archieven bijeengebracht in één archiefinventaris, onder één toegangscode.
De notariële archieven zijn te vinden onder het kopje ‘archieven’ op www.archiefeemland.nl, door het invoeren van ‘notari*’ of de toegangscode en/of de naam van de notaris.
In het algemeen zal het niet nodig zijn om de akten een voor een door te nemen. De notarissen hielden namelijk per jaar chronologische toegangen bij op de akten, de zgn. repertoria. In de archiefinventarissen staan deze repertoria bij de akten van de corresponderende periode. Het aktenummer in het repertorium komt overeen met het aktenummer in de serie akten van dat jaar.
Om het tijdrovende zoeken in de repertoria te verminderen heeft Archief Eemland in het verleden een index op de notariële archieven van Amersfoort gemaakt. Hierdoor kan ook gezocht worden op individuele akten. Deze index kan geraadpleegd worden via onze website onder het kopje notariële archieven.
N.B. Deze index is verre van compleet! Dat betekent dat, wanneer een akte niet voorkomt in de index, er alsnog met behulp van de repertoria naar gezocht dient te worden.
Voor het aanvragen van stukken kunt u hier beginnen. Vervolgens kan een archief geselecteerd worden, en in de betreffende archiefinventaris gezocht worden op notaris en inventarisnummer. Daarna kunt u met dit inventarisnummer een afspraak ter inzage maken.
N.B. Wanneer in de index op onze website een bepaalde akte gevonden wordt kan deze niet dáár aangevraagd worden. Dat kan alleen in de inventaris van het fysieke archief (zie boven). In de index staat bij elke akte een archiefverwijzing:
Voorbeeld: “0083-AT055j063 Notaris Js. de Louter” betekent dat de betreffende akte te vinden is in het archief van Notaris Js. de Louter met toegangscode 0083 en inventarisnummer AT055j063.
Als u de naam van de notaris niet kent, en een akte ook met behulp van onze online-index niet vindbaar is, kunt u in bepaalde gevallen de notaris achterhalen via Het Centraal Testamentenregister (CTR).
Alle testamenten worden sinds 1890 centraal geregistreerd. Sinds die tijd is het mogelijk om te achterhalen bij welke notaris iemand een testament heeft laten opstellen. Het CTR is een database waarin wordt bijgehouden wie een testament heeft laten (op)maken, en wanneer en bij welke notaris dat gebeurd is.
In het CTR bij het Nationaal Archief zijn alle testamenten vermeld die gemaakt zijn in de periode 1890-1973 door personen die overleden zijn vóór 1974. Klik hier voor meer informatie.
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie registreert de testamenten vanaf 1974 en de testamenten van vóór 1974 van personen die op 1 januari 1974 nog in leven waren. Klik hier voor meer informatie.
Vanaf 1806 moet in Nederland belasting betaald worden over een erfenis. Deze belasting heet successierecht en wordt opgelegd door de ontvangers der belasting. In de memories van successie wordt o.a. beschreven door welke notaris en op welke datum een testament is opgemaakt. De memories die tussen 1806 en 1927 zijn opgemaakt worden in de rijksarchieven bewaard, voor de regio Eemland in Het Utrechts Archief (HUA). De memories van 1806-1816 zijn digitaal beschikbaar bij het HUA.
Voor memories van successie van na 1927 kunt u terecht bij de Belastingdienst.
Welke informatie verder te vinden is in deze bron vindt u in de betreffende onderzoeksgids van het HUA, klik hier.
Wanneer het niet gelukt is om op een van de hierboven beschreven manieren te achterhalen welke notaris een akte heeft opgemaakt, kunt u zelf op zoek gaan in de archieven van de notarissen. Het ligt voor de hand een notaris te zoeken in de omgeving van degene die de akte heeft laten opmaken.
Wanneer u een akte betreffende een onroerend goed van na 1838 zoekt, is het sneller om deze bij het Kadaster op te vragen (zie boven).
Om notariële akten ouder dan ca. 1750 te kunnen lezen, is kennis van oud schrift vaak onontbeerlijk. Er zijn diverse online-mogelijkheden om deze kennis op te doen (zoektermen: ‘paleografie’ of ‘oud schrift’). Kijkt u ook eens op https://watstaatdaer.nl/.
Voor een opgave van notarissen van wie archieven bewaard zijn gebleven zie:
Voor meer informatie zie ook:
Vaktermen in notariële akten
In notariële akten worden regelmatig vaktermen gebruikt. Met behulp van het internet is de betekenis hiervan meestal eenvoudig te achterhalen.
Bronvermelding
Voor het schrijven van deze onderzoeksgids is gebruik gemaakt van de online-onderzoeksgidsen van het Nationaal Archief, Het Utrechts Archief, het Brabants Historisch Informatie Centrum en het Gelders Archief.