Openbaarheid

Archieven van de overheid zijn in principe openbaar. Er kunnen echter redenen zijn om die openbaarheid tijdelijk te beperken. Dit is geregeld in de wet. Dit geldt bijvoorbeeld voor de archieven van de burgerlijke stand. 

• Geboorteakten jonger dan 100 jaar zijn niet openbaar;
• Huwelijksakten en huwelijkse bijlagen jonger dan 75 jaar zijn niet openbaar;
• Overlijdensakten jonger dan 50 jaar zijn niet openbaar. 

Hierop kunnen uitzonderingen gemaakt worden wanneer u uw eigen akten in wilt zien. Wanneer u wel toestemming heeft gekregen beperkt openbare stukken in te zien, is het niet toegestaan hier kopieën, scans of foto’s van te maken. 

Privacy statement Archief Eemland

Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. 

Hoe gaan wij om met de registratie van uw persoonsgegevens bij een bezoek aan onze publieksruimte?

• Wij registreren alleen uw naam, e-mailadres en telefoonnummer die nodig zijn om u in te schrijven. Deze gegevens worden gebruikt voor en automatisch verwerkt in ons digitale aanvraagsysteem. U ontvangt van ons uw persoonlijke pasnummer.
• Archief Eemland bewaart gegevens van bezoekers voor een periode van zes maanden. Daarna worden ze verwijderd uit ons registratiesysteem. Wilt u langer gebruik maken van uw persoonlijke pasnummer? Dan kunt u toestemming verlenen voor een bewaartermijn van twee jaar.
• Wilt u eerder uit ons registratiesysteem verwijderd worden? Dan kunt u met ons contact opnemen en worden uw gegevens direct uit ons systeem verwijderd.
• Heeft u al een pasnummer? Bij uw volgende bezoek wordt dit omgezet in een nieuw pasnummer.

Wat betekenen de nieuwe privacyregels voor het raadplegen van onze collecties?

Bepaalde delen van onze collectie, zoals de gezinskaarten, kunt u niet raadplegen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft namelijk vastgesteld dat de bevolkingsregisters- en kaarten bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals godsdienstige gezindte, van nog levende personen. Op de openbaarheid van de gezinskaarten is meestal een beperking gesteld van 75 jaar na 1940, maar tegen de achtergrond van de gestegen levensverwachting is deze termijn in de praktijk te kort gebleken. Daarom is deze openbaarheidsbeperking verlengd naar 110 jaar. Dat betekent dat persoonsgegevens uit de periode 1915 - 1939 niet openbaar zijn tot 2051. Dit is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eventueel nog levende personen. 

Uitzondering

Als u kunt aantonen dat een persoon op een gezinskaart is overleden (met een bewijs van overlijden) of als u toestemming heeft van de betrokkenen (met een handtekening) dan kunt u een gezinskaart raadplegen en eventueel publiceren.

Meer weten over de nieuwe privacywetgeving? Kijk dan op de website van de gemeente Amersfoort of op de website van het Nationaal Archief.