Openbaarheid

Inzage in archiefstukken, waarom niet alles openbaar is

De meeste archiefstukken die bij Archief Eemland worden bewaard zijn volledig openbaar en in te zien op de studiezaal of online. Er zijn ook archiefstukken die niet, of maar gedeeltelijk openbaar zijn. Vaak is de reden bescherming van privacy van nog (mogelijk) levende personen of vanwege het auteursrecht van de maker. Bij alle archiefstukken wordt rekening gehouden met de pricacywet AVG. In archiefinstellingen worden niet-openbare archieven 'beperkt openbaar' genoemd. Voorbeelden van beperkt openbare archiefstukken zijn echtscheidingsaktes, gezinskaarten en stukken over een misdrijf.

Op de website van het Nationaal Archief staat meer informatie over de openbaarheid van archiefstukken. Hieronder de belangrijkste punten.

Hoe lang de openbaarheid beperkt blijft

Dat verschilt per archiefstuk. Er zijn wel een paar standaardregels voor bepaalde soorten archiefstukken. De volgende voorbeelden zijn openbaar vanaf:

• Overheidsarchieven: normaal gesproken na 20 jaar;
• Burgerlijke stand:
             - Geboorteakten: vanaf 100 jaar na geboorte van de persoon;
             - Huwelijksakten: vanaf 75 jaar na voltrekking van het huwelijk;
             - Overlijdensakten: vanaf 50 jaar na overlijden van de persoon;
• Rechtbankarchieven: vanaf 75 jaar;
• Bij particuliere archieven kan de beperking op de openbaarheid verschillen. Meestal staat dit aangegeven bij de archiefstukken.

Uiteraard kunnen er goede redenen zijn waarom u een niet-openbaar archiefstuk wilt raadplegen, bijvoorbeeld voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of wanneer de archiefstukken over uzelf gaan.

Overheidsarchieven: de Archiefwet bepaalt welke archiefstukken beperkt openbaar zijn. De gemeentearchivaris kan toestemming geven voor inzage, dit heet een ontheffing.

Particuliere archieven: de partij waar het archief vandaan komt, bepaalt samen met onze gemeentearchivaris welke stukken beperkt openbaar zijn. Archief Eemland is in dat geval alleen beheerder en de achterliggende organisatie nog steeds eigenaar. Dit geldt bijvoorbeeld bij veel kerkelijke archieven. Voor inzage van beperkt openbare stukken uit zo'n archief is toestemming nodig van die organisatie én van de gemeentearchivaris. Vraag in dat geval zelf toestemming aan bij die organisatie en stuur de schriftelijke toezegging mee als bijlage bij uw aanvraag in het formulier, of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ons met de aanvullende informatie.

Aanvraag doen voor inzage van een niet-openbaar archiefstuk bij Archief Eemland

Omdat Archief Eemland onderdeel is van Gemeente Amersfoort wordt u met het formulier (link onderaan deze pagina) doorgeleid naar een online omgeving van Gemeente Amersfoort. Het is hierbij nodig om uw identiteit vast te stellen via DigiD of door uw gegevens in te vullen. Er wordt onder meer gevraagd naar de reden voor inzage en om welk archiefstuk(ken) het precies gaat. Licht dit goed toe zodat we uw aanvraag kunnen beoordelen en het juiste archiefstuk voor u klaarligt bij uw bezoek. In het geval van onderzoek naar een persoon wordt gevraagd om toestemming van die persoon of bewijs van overlijden. 

Met dit formulier kunt u een aanvraag starten voor het inzien van een niet-openbaar archiefstuk.

Als bewijs van overlijden accepteren wij:

• een kopie van het uittreksel uit het overlijdensregister van de burgerlijke stand;
• een kopie van de persoonskaart van de persoon, op te vragen bij het CBG|Centrum voor Familiegeschiedenis;
• een schriftelijk bewijs, zoals een origineel overlijdensbericht of overlijdensadvertentie. Zoals een rouwkaart, foto van een grafsteen, of bidprentje. Zie bijvoorbeeld de websites Mensenlinq of Online-familieberichten.

Let op: een ontheffing betekent dat alleen u, op vertoon van uw legitimatie, het aangevraagde niet-openbare archiefstuk mag inzien. Tenzij dit is afgesproken, is kopieën en foto's maken niet toegestaan. Zie hieronder de verdere voorwaarden.

Voorwaarden en regels inzage niet-openbaar archief

Met het indienen van een aanvraag en vervolgens inzage, gelden de volgende voorwaarden:

• Alleen de aanvrager krijgt inzage tot het archiefstuk;
• De aanvrager zal de uit de archiefstukken verkregen gegevens slechts voor het vermelde doel gebruiken en overige gegevens niet aan derden meedelen;
• Er worden geen kopieën of foto's van het archiefstuk gemaakt;
• De aanvrager vrijwaart Archief Eemland voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de raadpleging;
• De aanvrager zal niets publiceren of op andere wijze openbaar maken waardoor de persoonlijke levenssfeer van nog in leven zijnde personen kan worden geschaad;
• Voor publicatie van gegevens, ontleend aan dit archiefstuk is toestemming vereist van de gemeentearchivaris, aan wie vooraf de te publiceren passages worden voorgelegd;
• Het op het aanvraagformulier vermelde onderzoek voldoet aan de criteria genoemd door de beheerder en/of artikel 24 Uitvoeringswet AVG;
• Met het indienen van een verzoek gaat de aanvrager een vertrouwelijk traject in. Alles wat per mail, brief of telefonisch wordt doorgegeven door de medewerker van Archief Eemland mag slechts voor genoemd doel worden gebruikt;
• Bij toestemming tot inzage is de geldigheidsduur 12 maanden. Als hierna opnieuw inzage wenselijk is kan een verzoek tot verlening worden ingediend.

Met dit formulier kunt u een aanvraag starten voor het inzien van een niet-openbaar archiefstuk.

Het vervolg van uw aanvraag

Na het voltooien van het formulier krijgt u een kopie van de aanvraag ter bevestiging. Uw aanvraag wordt voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Binnen tien werkdagen ontvangt u een officieel besluit per mail. Bij een bezoek aan Archief Eemland vragen wij u om dit besluit en uw legitimatie te tonen. In sommige gevallen kan uw aanvraag (veelal bij bouwdossiers) ook digitaal afgehandeld worden, dan hoort u dat van ons.