Veelgestelde vragen Archieven


Wij helpen u graag
Archief Eemland helpt u graag bij uw onderzoek naar historische informatie. U kunt gerust langskomen of contact met ons opnemen. Het zelfstandig raadplegen van de archieven en collecties is kosteloos, evenals het zelf maken van foto's. Wel worden kosten in rekening gebracht voor verdere door Archief Eemland te leveren diensten.

Hoe kan ik online archiefstukken aanvragen?

  • Zoek het gewenste archiefstuk op via menu-item Collectie > Archieven.
  • Klik op de knop Aanvragen (meest rechtse knop bovenaan de beschrijving)

    aanvraagmodule knop pijl
  • Er wordt een aanvraagformulier geopend.
  • Vul uw Pasnummer* in.
  • Vul uw naam en e-mailadres in
  • Kies de bezoekdatum waarop u het aangevraagde archiefstuk wilt inzien bij Archief Eemland.
  • U kunt eventueel extra informatie vermelden in  het veld Opmerking
  • Klik op Verder zoeken of Versturen

*Pasnummer: U ontvangt een pasnummer nadat u zich registreert bij de informatiebalie in het Eemhuis. Indien u al een pasnummer heeft aangemaakt in het verleden, kunt u deze blijven gebruiken. Bent u een nieuwe bezoeker en heeft u nog geen pasnummer ontvangen? Dan kunt u een eenmalig pasnummer invullen die na uw eerste bezoek wordt omgezet in een persoonlijk pasnummer. De instructie voor het gebruik van een tijdelijk pasnummer vindt u in het aanvraagformulier onder de knop i van 'informatie'.

Welke archiefstukken kan ik via de aanvraagmodule aanvragen?

De aanvraagmodule is alleen gekoppeld aan archiefstukken in het menu-item Collecties > Archieven.

  • Uitzonderingen: Sommige archiefstukken zijn (nog) niet openbaar, zijn niet aanwezig in verband met restauratie of worden die dag al door iemand anders geraadpleegd. In dat geval ontvangt u direct na het invullen van het aanvraagformulier een melding. (Voor het raadplegen van niet-openbare stukken kunt u een verzoek indienen bij de gemeentearchivaris. Neem daarvoor contact op via archiefeemland@amersfoort.nl)
  • Bouwtekeningen: indien u op zoek bent naar bouwtekeningen van een specifiek adres, kunt u contact opnemen via archiefeemland@amersfoort.nl.
  • Bibliotheek: boeken en andere bibliotheekitems kunt u opzoeken via de bibliotheekcatalogus. Als u een boek heeft gevonden dat u wilt bekijken kunt u deze aanklikken en in het formulier aan de rechterzijde aanvragen. (Let op: bibliotheekboeken zijn alleen ter inzage in de publieksruimte en worden niet uitgeleend)

Kan ik stukken aanvragen voor inzage op dezelfde dag?

Online kunt u archiefstukken aanvragen voor de eerstvolgende werkdag of dagen daarna. Tijdens uw bezoek aan Archief Eemland kunt u tot 16.00 uur aanvragen doen voor dezelfde werkdag.

Digitaler en klantvriendelijker

De nieuwe aanvraagmodule is een belangrijke stap in het beleid om steeds digitaler en gebruiksvriendelijker te werken. Dankzij de aanvraagmodule vervallen veel administratieve taken achter de schermen. Er hoeven geen papieren briefjes meer ingevuld te worden en via een iPad kan de depotmedewerker gemakkelijker het depot beheren. Bezoekers hoeven minder handelingen te verrichten voor hetzelfde resultaat. De archiefstukken liggen voor de bezoeker klaar op de aangegeven dag zodat er niet op stukken gewacht hoeft te worden.

Wat zijn archieven en hoe kunt u er in zoeken?

Archieven zijn de papieren neerslag van diverse instanties, bijvoorbeeld een gemeentebestuur, een bedrijf, een vereniging of een persoon. De meeste archieven zijn voorzien van een toegang, een hulpmiddel om de juiste documenten te vinden. Dit kan een inventaris of een plaatsingslijst zijn. Daarin staat kort beschreven wat er in de archiefdocumenten staat. Een plaatsingslijst is een beperkte toegang op, meestal, kleinere archieven. Een inventaris is een uitgebreide systematisch ingedeelde toegang.

Voor eenvoudige vragen kunt u er voor kiezen te zoeken via de knop Vrij zoeken. U typt dan één of meer woorden in waarvan u denkt dat deze gebruikt zijn in de tekst van de inventaris. Als voorbeeld zoekt u op het woord "telefoon". Dit zoekwoord geeft zestien treffers. Als u de treffers bekijkt zult u zien dat deze zowel gaan over het toestemming verlenen voor het aanleggen van telefoonleidingen als over het zakelijk gebruik van de telefoon door werknemers.

Wanneer u naar iets specifieks zoekt, kunt u beter onderstaande methodes toepassen.

Als startpunt kunt u beginnen met het raadplegen van het systematisch archievenoverzicht. Hierin ontdekt u per rubriek welke archieven aanwezig zijn in de collectie van Archief Eemland. Een voorbeeld is de rubriek "Algemeen" waarin u de archieven van gemeentebesturen vindt. Andere voorbeelden zijn de rubriek "Openbare orde" met het archief van de Politie, en de rubriek "Maatschappelijke en gezondheidszorg" met het archief van Armen de Poth.

Daarnaast kunt u ook zoeken naar archiefvormers. Dit zijn instanties waarvan een archief bewaard is gebleven. In sommige inventarissen bevinden zich archieven van meerdere archiefvormers. Deze zijn dus niet allemaal terug te vinden in het archievenoverzicht. Ook kan het zijn dat een archiefvormende instantie is opgegaan in een andere instantie. Hiernaar wordt dan verwezen.

Een voorbeeld is de Heilige Geestschool annex Lint- en Spinhuis die in 1642 is opgegaan in het Stadskinderhuis en deze is in 1804 weer opgegaan in het Burgerweeshuis. Al deze archieven worden beschreven in inventaris bnr. 0101 Archief van het Burgerweeshuis.

Bij iedere inventaris is vermeld of de stukken openbaar zijn. Archieven van de lokale overheid zijn na 20 jaar openbaar, met uitzondering van bepaalde documenten die onder de privacywetgeving vallen. Bij particuliere archieven kan een andere openbaarheidstermijn gesteld zijn. Informatie hierover vindt u bij de betreffende inventaris onder de knop kenmerken.

Heeft u ten slotte gevonden wat u zocht dan vraagt u de archiefstukken op bij de archiefmedewerker in de studiezaal.

Hoe ziet een inventaris er uit?

Bij het zoeken in inventarissen is het van belang te weten hoe deze inventarissen zijn opgebouwd.

De meeste inventarissen hebben een tweedeling in stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke of bijzondere onderwerpen.

In stukken van algemene aard vindt u voornamelijk series van notulen van het bestuur, correspondentie en jaarverslagen. Dit zijn documenten die over alle taken gaan die de archiefvormer vervult.

De rubriek stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen is ook weer in tweeën gedeeld: stukken die te maken hebben met de organisatie van de archiefvormer en stukken die betrekking hebben op de taken die de archiefvormer uitoefent.

Schematisch gezien ziet een inventaris er als volgt uit (als voorbeeld is een waterschap genomen):

Inventaris

Een kanttekening bij deze indeling is nog dat met name archieven die voor circa 1940 gevormd zijn weinig documenten bevatten die geordend zijn onder de afdeling afzonderlijke onderwerpen. Dit komt omdat de archiefvormer de door hem ontvangen en opgemaakte stukken vaak chronologisch bewaarde in de serie correspondentie. Bij deze oudere archieven is het dus van belang dat u ook, en vooral, gaat zoeken in de series correspondentie en notulen. Vaak zijn er op deze series eigentijdse indexen gemaakt die het zoeken vereenvoudigen. Van belang is dan natuurlijk wel dat u al ongeveer weet over welke periode uw zoekvraag gaat.

Hoe kan ik mijn zoekresultaten beperken?

Soms gaat een zoekbewerking naar het juiste gebied, maar zijn er te veel resultaten. Om het aantal zoekresultaten te beperken, kunt u een nieuwe zoekbewerking opgeven met meer woorden die van toepassing moeten zijn. Het verfijnen van de vraag Archieven.nl maakt dit proces eenvoudig. Door een periode aan te geven wordt het zoekresultaat ook specifieker.

Wat is het verschil tussen 'zoeken met alle woorden' en 'zoeken met één van de woorden' bij Uitgebreid zoeken?

Zoeken met alle woorden geeft in principe een verfijnder zoekresultaat, terwijl zoeken met één van de woorden een ruimer resultaat oplevert. Gebruik van deze laatste functie wordt aanbevolen als het zoekresultaat beperkt is of bij een bekende variatie op de schrijfwijze.

Zoekbewerkingen 'met exact de zin'

U kunt ook zoeken 'met exact de zin'. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld zoeken op de naam van een vereniging, een kerk, een bedrijf. Realiseert u zich bij het gebruik van deze functie wel dat de schrijfwijze exact gelijk moet zijn.

Zoektermen combineren

De zoekfunctie voegt automatisch "en" toe tussen de verschillende zoekmogelijkheden die worden gebruikt. Zo kunnen 'zoeken met alle woorden' en 'zoeken met één van de woorden' worden gecombineerd.

Moet ik het volledige woord typen?

Ja, in principe dient u een volledig woord in de typen . Archieven.nl gaat uit van de woorden die in archiefbeschrijvingen worden gebruikt.

Moet ik hoofdletters typen?

De zoekbewerkingen van archieven.nl houden geen rekening met hoofd- of kleine letters. Alle letters, ongeacht hoe u ze typt, worden beschouwd als kleine letters. Voorbeeld: als u zoekt op 'biNNENlandse', 'Binnenlandse' of 'BINNENLANDSE', krijgt u hetzelfde resultaat.

Bijzondere zoekfuncties en uitgesloten tekens en woorden

Door een $-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden met dezelfde taalkundige oorsprong. Voorbeeld: $repatriëren levert als zoekresultaat tevens vervoegingen van repatriëren op zoals gerepatrieerde, repatriërende. Of bijvoorbeeld $weg. Dat levert naast weg ook wegen, rijkswegen of wegenreglement op.

Door een ?-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden met dezelfde klank. Voorbeeld: ?visser geeft tevens resultaten met visscher, visschers, vissers, visschen en visserij.

Een _ (underscore) vervangt een letter, een % vervangt een aantal letters.

Het maakt niet uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt. Leestekens hebben geen invloed op het zoekresultaat.

Een aantal woorden zijn uitgesloten omdat ze te vaak voorkomen om er nuttig mee te kunnen zoeken. Zoeken op 'de' levert bijvoorbeeld geen resultaat op. Dergelijke stopwoorden mogen wel worden gebruikt in 'met exact de zin'.