Regionale bijeenkomst over digitaal archiveren

De dienstverlening aan inwoners wordt steeds digitaler. Bewoners kunnen aanvragen kunnen bijvoorbeeld via de gemeentelijke website indienen en meldingen worden via WhatsApp of Twitter afgehandeld. Dat heeft ook gevolgen voor de gemeentelijke archivering want steeds meer informatie bewaren we alleen digitaal en niet meer op papier. De archiefwetgeving stelt specifieke voorwaarden aan de overgang van papier naar digitaal archiveren. Om de gemeenten hierover te adviseren organiseerden Archief Eemland, Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht, Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen een regionale informatiebijeenkomst.

Dat digitale archivering een actueel onderwerp is, bleek wel uit de opkomst. Meer dan veertig collega’s van de gemeenten kwamen naar het Eemhuis, waar Ina Loovers directeur Archief Eemland hen welkom heette. Het eerste programmaonderdeel ging over het digitaliseren van papieren bouwdossiers. Bouwtekeningen worden veel opgevraagd bij de gemeenten en bij de archiefdiensten en digitalisering betekent een enorme verbetering van de dienstverlening. Henri Spijkerman, van de gemeente Wijdemeren, en Wietse Bakker, van Wijk bij Duurstede, vertelden over hun ervaringen met het (laten) digitaliseren van tientallen meters bouwarchief waarbij het uitgangspunt de vernietiging van de papieren dossiers was. In het tweede deel van het programma gaf Peter Diebels, provinciearchivaris Zuid-Holland, een presentatie over de landelijke handreiking voor het vervangen van papieren archieven door digitale reproducties. Onder leiding van Vincent Robijn, gemeentearchivaris bij Archief Eemland, ontspon zich vervolgens een levendige discussie met de zaal over hoe digitaal archief net zo goed - of liever beter - toegankelijk kan blijven als het oude vertrouwde papieren archief.

De regionale informatiebijeenkomsten zijn het resultaat van de strategische samenwerking die de vijf archiefdiensten in de regio zijn aangegaan op het gebied van advisering over (digitaal) duurzaam informatiebeheer en de ontwikkeling van een e-depot. Het streven is minimaal drie keer per jaar een bijeenkomst voor de gemeenten te organiseren.


bijeenkomst

donderdag 15 december 2016