Proef digitaal depotbeheer

Het aanvragen van archiefmateriaal voor raadpleging op de studeerkamer gaat traditioneel gepaard met papier. Het invullen van een kaartje met doorslag of het printen van een aanvraagbriefje zijn meestal de aanvang van het aanvraagproces. Hiervoor wordt aardig wat papier verbruikt. Archief Eemland wil daar een besparing op maken door te gaan werken met een digitaal aanvraagsysteem en het werken met een iPad in het depot. Komende zomer starten we met een proef waarin we achter de schermen digitaal gaan werken. Onze bezoekers kunnen later dit jaar archiefstukken via de website aanvragen. Meer informatie hierover volgt tegen die tijd.

Veel makkelijker

Op zijn tablet krijgt William de Vries, depotmedewerker van Archief Eemland, een continu overzicht van aangevraagde stukken, de plaatsbepaling van die stukken in het depot en de status van die stukken in het aanvraagproces. Hij kan met een blik op het scherm nagaan of stukken op dit moment worden geraadpleegd, of ze klaarliggen voor retour naar het depot, of dat ze gereserveerd worden voor een volgend bezoek. De depotmedewerker heeft altijd een digitale afvinklijst beschikbaar tijdens het lopen van rondes voor het lichten van stukken, bij het afleveren op de studeerkamer en bij het retourneren van de stukken. De laatste vink wordt gezet als een geraadpleegd stuk is teruggeplaatst in het depot. Zijn collega’s kunnen in online meekijken en bezoekers informeren over de door hun aangevraagde stukken. “Dit maakt ons werk zo veel makkelijker”, aldus publieksarchivaris Saskia Stouten-Schrijer van Archief Eemland.

iPad archief 3

donderdag 7 juli 2016