Onderzoek e-depot

Overheden zijn druk bezig met de omslag naar digitaal werken. Archief Eemland heeft samen met drie andere archieforganisaties de handen ineen geslagen om de gemeenten te helpen. Hiervoor is het project E-depot opgestart.

Gezamenlijk project onderzoek e-depot 

De omslag naar digitaal werken is een stevige uitdaging, vooral voor de kleinere gemeenten. En zeg je digitaal werken, dan zeg je ook digitaal opslaan, archiveren en beschikbaar stellen. Het woord ‘e-depot’ valt dan al heel snel. Maar wat is het, wat kost het en hoe past het bij de gemeente? En wie moet zich vastbijten in dit vraagstuk – de gemeente zelf  of de archiefinstelling? Archief Eemland, RHC Vecht en Venen, Streekarchief Gooi en Vechtstreek en RHC Zuidoost Utrecht hebben de handen ineen geslagen om de gemeenten te helpen. Met z’n vieren hebben zij hun gemeenten – 22 in totaal - aangeboden om onderzoek te doen naar het e-depot als oplossing voor digitale duurzaamheid: welke oplossingen zijn er en wat is voor de gemeente de beste keuze, wat zijn de (globale) kosten  en welke stappen moet gezet worden om te komen tot een duurzame toegankelijke voorziening? Dit zijn vragen waarop het gezamenlijke onderzoek antwoord moet geven.

Marc Witteman, burgemeester Stichtse Vecht en voorzitter stuurgroep e-depot:
"De gemeente moet haar dossiers, documenten en andere informatie goed op orde hebben om zich te kunnen verantwoorden, transparant te zijn en zeker ook doelmatig te zijn. Die verantwoordelijkheid dreigt met de voortschrijdende digitalisering in het slop te geraken. Er is werk aan de winkel!"
       

Samenwerkingsconvenant

In oktober 2015 werd in het Eemhuis een eerste informatiemiddag georganiseerd voor de gemeenten, die druk bezocht was. Zowel burgemeester Bolsius van Amersfoort als de burgemeester Witteman van Stichtse Vecht benadrukten het belang van digitale duurzaamheid. Na de bijeenkomst hebben 18 van de 22 gemeenten een samenwerkingsconvenant ondertekend en kon het project van start. Het landelijke programma voor archiefinnovatie Archief2020 heeft ter ondersteuning van het project een subsidie toegezegd.

Op 17 maart jl. was de officiële start van het project, de ‘kick-off’. Aanwezig waren de contactpersonen van de gemeenten die het onderzoek binnen hun eigen gemeentelijke organisatie gaan coördineren. In de raadszaal van Hilversum vertelde projectleider Monique van der Linden van RHC Vecht en Venen over de achtergrond en aanleiding van het traject. Daarna was het de beurt aan de externe onderzoeker René van Rijn die tekst en uitleg gaf over het onderzoeksmodel.

Het traject om te komen tot een duurzame oplossing voor het opslaan en toegankelijk houden van digitale gemeentelijke archieven behelst veel meer dan alleen een onderzoek. Aansluiting op een e-depot is niet 1, 2, 3 geregeld. Het gestarte onderzoek is de eerste fase. De deelnemende gemeenten  zien het belang in van een dergelijk onderzoek. De interne digitale informatievoorziening moet eerst op orde zijn voordat gebouwd kan worden aan de aansluiting op een duurzaam digitaal depot. De daadwerkelijke aansluiting op een e-depot is een traject dat de gemeenten zelf zullen gaan organiseren, in nauwe samenwerking met de archiefdiensten.

woensdag 11 mei 2016